OfficeMail 企業郵件服務，以極度輕鬆無負擔的方式進行遠距及數位辦公

• 收發郵件功能

  • 單封信件傳輸量：30 MB。
  • 信件寄送：支援自動轉寄、整批轉寄、批次轉寄、送達／開啟回條功能等各式常用功能。
  • 預約寄信：預先設定寄信時間，任何時間都可完成發信。
  • 信件即時簡繁中文轉換：簡體信件即時轉換，避免亂碼干擾閱信。
  • 外部郵件設定：可設定多組外部郵件，提供線上預覽模式。
  • 附檔預覽功能：可預覽附加檔案的文字資訊。
  • 信件重組：幫您自動重組被切割的郵件，無須擔心無法讀取完整信件內容。

• 信件編輯功能

  • 支援 HTML 編輯：方便您標注重點事項、豐富您的表達方式，不怕對方忽略信件重點。
  • 多語系信件編碼：包括繁體中文、簡體中文、英文、日文、韓文等多種信件編碼選擇。
  • 插入文件：直接編輯文字檔內容，方便又有效率。
  • 草稿暫存：隨時隨地都可繼續未完成的工作。
  • 自訂信尾簽名檔：自訂代表企業形象的專屬信尾簽名。
  • 自訂信件底圖／Outlook 底圖支援：自訂企業專用信箋，為企業形象加分。

• 信件管理功能

  • 自動歸檔：依照您的分類習慣採智慧型分析比對，增加信件歸檔的效率。
  • 動態信匣：依需求改變信匣裡所有信件的呈現方式。
  • 多層信件匣：多層次的信匣設定，管理信件更有邏輯。
  • 信件過濾：完整的過濾功能，將所有來信依過濾規則自動處理。
  • Log 查詢及報表功能：可針對日期、來源及傳送等條件進行 Log 記錄查詢，並直接於平台上提供查詢報表。
  • 其他包含信件標記、標記分類、信件查詢…等功能。

• 行事曆功能

  • 行程設定／通知：自定會議提醒及通知功能，不遺忘任何一場重要約會與會議。
  • 行事曆分享：可分享給同事好友預定您的行程。
  • 多視角切換：可依日／週／月等不同視角切換行事曆查看，符合不同人員使用習慣需求。
  • 直覺式操作：直覺式拖曳操作介面，快速新增行事曆及與價相關人員。
  • 行動裝置同步：支援行動裝置行事曆同步，符合現在使用需求。

• 通訊錄管理功能

  • 公用通訊錄：掌握最新的重要通訊錄，減少繁瑣的維護工作。
  • 群組通訊錄：通訊名單的群組分類，簡化郵寄多人的動作。
  • 大量建立通訊錄：建立聯絡資料更有效率。
  • 通訊錄匯入／匯出：支援多種格式的通訊錄匯入／匯出功能。
  • 通訊名單直接寄信：收信人、副本、副本密送皆可任意選擇。
  • 通訊錄分類：可依的分類選擇不同的呈現類別。

• 郵件搜尋功能

  • 特定目標條件搜尋：支援依標題／寄件人／內容／日期／相關人／收件人之搜尋條件，進行信件搜尋。
  • 全文及附檔搜尋：輸入欲查詢的關鍵字，無論是信件內文或是附檔皆可查詢出相關信件。
  • 多條件搜尋：可任意搭配不同的搜尋條件進行複合式搜尋，更精準快速找出想找的信件。
  • 除了信件之外，通訊錄、網路硬碟、隨手記等功能亦可搜尋。

• 網路硬碟功能

  • 網路硬碟：檔案走到哪讀到哪，大檔案、資料隨身帶著走。
  • 線上掃毒：隨時隨地為您的檔案資料進行掃毒。

• 資訊分享功能

  • 跨平台資訊分享：提供 Outlook 及 Google 行事曆共用功能，無需一直重複進行行事曆建置作業。
  • 帳號權限分享：輕鬆解決使用者請假或主管秘書協助處理信件時的讀取權限。

• 安全防護功能

  • 線上掃毒：強大的信件收發線上防毒功能，第一時間攔截郵件病毒。
  • 防制廣告信：除了檢舉廣告信外，並提供進階廣告信過濾機制，有效防堵垃圾信。
  • 關閉 JavaScript 語法：避免不當的 JavaScript 語法影響資料安全或讀信干擾。
  • 排外名單：可拒絕不受歡迎的特定電子郵件位址的來信。
  • 登入／登出紀錄查詢：提供信箱登錄資訊，監控信箱異常狀況。

• 額外應用

  • 提供各種版本使用介面：繁體、簡體中文、英文。
  • APP：支援 iPhone、Android 系統，滿足郵件隨時收發與管理的行動使用需求。
  • 資訊訂閱：RSS 訂閱，掌握最新相關資訊。

• 郵件帳號管理

  • 可自行新增／刪除郵件帳號，修改密碼。
  • 可自行調整每個帳號的使用容量，減少資源浪費。
  • 可隨時查看所有帳號登入登出、收發信件及空間使用情況等紀錄。
  • 支援密碼規則設定，如密碼更換天數設定、字元數、密碼複雜度、到期提示更新等，可配合企業資安準則。

• 權限管理

  • 使用者帳號等級設定，清楚劃分出各等級可用權限。
  • 支援信箱空間分配、可收發信件大小、網路硬碟檔案有效天數、收發信件服務 (Web / SMTP / POP3 / IMAP) 開放限制。
  • 基本功能開放限制，如：RSS 訂閱、隨手記、網路硬碟等等。
  • 進階功能開放限制，如：檔案分享、郵件追蹤、預約寄信及安全性設定等等。

• 群組編輯功能

  • 由管理者直接建立群組信箱，亦支援各項權限管理及群組信箱功能設定。
  • 群組寄信，可自由設定不同的群組帳號，寄發特定郵件。
  • 群組公告，針對不同的群組成員，發佈特定的公告。

• 公用通訊錄

  • 管理者可以透過「公用通訊錄」讓每位使用者都可以使用共同通訊錄資料，即使是新建立的帳號也可以看到這些預設的公用通訊錄資料。
  • 公司組織可以將各重要幹部的資料建立在公用通訊錄中，讓每位員工都可以從中找到每一位幹部的資料。

• 公用行事曆

  • 管理者可以透過「公用行事曆」將全公司或部門的重要大事紀或活動事項建立起來，透過公用行事曆每位員工都可以隨時審視重要事件的日期，而不需要每位員工都得自行建立公司或部門的重要日期。
  • 可以搭配權限設定讓系統管理者、群組管理者自行設定需要開放的行事曆內容。

• 公用文件

  • 管理者可以透過「公用文件匣」的功能提供系統中的使用者下載公共的檔案資料，例如：公司內部使用的申請表單或產品文件類的檔案。管理者可以在公用文件匣中依不同群組的需求建立分屬不同群組的文件匣，再分別上傳個別檔案，同樣的，每個文件匣也可以設定該文件匣的讀取權限。

• 系統整體分析

  • 企業整體郵件密碼強度分析，找出設定密碼太弱之使用者通知變更。
  • 郵件使用情況及收發信服務 (SMTP / POP3 / IMAP) 使用情況分析。
  • 帳號使用率分析，找出更多可用資源，將服務效能應用最大化。

• Web 平台服務架構

  • 同步備份所有進出 OfficeMail 郵件主機的信件，完整的歸檔機制，保障資料一致性。
  • 完整詳盡的備份資料，可為企業監控、舉證備查的最佳利器，亦使企業不再擔心收到詐騙信件及被勒索要求贖金時，因信件未備份周全而真正支付贖金遭受損失（根據國際調查，逾七成企業支付贖金卻仍未能成功解密、贖回檔案）。
  • 可於線上即時查詢已備份的信件資料。（近一年以外的備份資料採離線封存方式保管，如需查詢，請與匯智客服聯繫）
  • 支援備份信件取回功能（此服務需付費），將線上備份的信件取回可建立企業數位資產多地保存規劃。

• 即時圖像化報表

  • 提供網域、個人、群組、使用者四種型式郵件備份報表，即時統計呈現郵件使用量資訊。
  • 一目瞭然的圖像化統計資料，有效提升資訊彙整及解讀效率。
  • 自動化報表寄送功能，可依需求設定每周、每月自動寄送報表至特定收件帳號，省去繁瑣的制式化作業流程。
  • 即時取得郵件使用資訊
    
    

• 強大的全文檢索及批次匯出

  • 支援布林運算及多欄位條件檢索，同時支援超過 50 種以上格式郵件附檔全文檢索。
  • 可依據日期範圍、欄位、關鍵字組等，進行檢索，並提供查詢結果分類、單封或多封轉寄功能。
  • 支援 Windows Live Mail、Microsoft Outlook Express 4、UNIX MBOX、eml 等郵件匯出形式。
  • 資訊調閱更精準
    
    

• 分權控管

  • 以帳號權限劃分查詢範圍，分別為網域管理者、群組管理者及一般使用者。
  • 提供登入系統白名單功能，提供管理者設定限制或全面開放系統使用權。
  • 安全控管值得信賴
    
    

企業無需自行負擔大筆的郵件設備及郵件系統成本，並承擔機器設備折舊與維運費用支出，大幅降低營運成本。

無需更改現有郵件服務架構與使用者習慣，所有進出 OfficeMail 企業郵件主機的信件，將自動完整備份一份至備份主機。